Inhaltsverzeichnis ELEKTRA® Reservierung Rev. 6.02

Willkommen in der Hilfe zum ORESTES®/ELEKTRA Reservierungssystem. Hier finden Sie nützliche Hinweise und Tips zum Umgang mit dem Reservierungssystem, die Ihnen das Erledigen Ihrer Aufgaben vereinfachen sollen. Alle verwendeten Fachbegriffe sind im Glossar erklärt. Bitte beachten Sie die Möglichkeiten für die persönlichen Einstellungen , in denen Sie die das Reservierungssystem für Ihre Arbeitsabläufe passend einstellen können.

Symbolleiste (Toolbar)

        Speichern, Buchen

Diese Schaltfläche der Symbolleiste können sie wahlweise zur Schaltfläche "Buchen" im Auftrag-, Kassen- und Saalplandialog verwenden.

        Drucken

Diese Schaltfläche der Symbolleiste können sie wahlweise zur Schaltfläche "Drucken" im Auftrag-,  Kassen- und Saalplandialog verwenden.

        Schließen

Diese Schaltfläche der Symbolleiste können sie wahlweise zur Schaltfläche "schließen" im Auftrag-,  Kassen- und Saalplandialog verwenden.

        Erster Satz

        Vorheriger Satz

        Vorheriger Woche (Vorstellung)

        Nächster Satz

        Nächste Woche (Vortstellung)

        Letzter Satz

        Adresse

Diese Schaltfläche der Symbolleiste können sie wahlweise zur Schaltfläche "Adresse" im Auftragdialog verwenden.

        Notizen

        Informationen, Neuigkeiten

        Suchen Veranstaltung

        Übersichten Veranstaltungen

        Saalplanbelegung aktualisieren

        Hilfe

        DM Umschaltung

        EURO Umschaltung

        Einzelverkauf

        Debitoren- oder Kundennummernanzeige

        Vorstellungsanzeige

Datenbank Menü

       Verbindung aufbauen

       Anmeldung

       Abmeldung

       Beenden

Mit diesen Funktionen können Sie die Verbindung zum ELEKTRA® Reservierungssystem herstellen und sich als Benutzer an die Datenbank an- und abmelden. Nach der Anmeldung bekommen Sie gegebenenfalls Neuigkeiten Ihres Mandanten angezeigt.

In Optionen/Persönliche Einstellungen können Sie voreinstellen, wie lange die Neuigkeiten Ihres Mandanten automatisch angezeigt werden sollen.

Mit Beenden können Sie schließlich die Applikation verlassen.

Datenbank/Abmeldung

Falls Sie Ihre Arbeit beenden oder eine Verbindung zu einem anderen ORESTES® System aufbauen möchten müssen Sie sich von Ihrem derzeitigen System abmelden.

Sollten Sie dies beim Wechsel der Verbindung einmal vergessen werden Sie automatisch in Ihrem bisherigen ORESTES® System abgemeldet.

Aus Sicherheitsgründen und um sich vor Missbrauch zu schützen, sollten Sie allerdings immer darauf achten, dass Sie nicht unnötig angemeldet sind. Denken Sie immer daran, dass bei allen Änderungen, also auch beim Erfassen und Buchen von Aufträgen, der jeweilige Benutzer protokolliert wird und somit für diesen Vorgang verantwortlich ist.

siehe auch :Datenbank/Anmeldung

Datenbank/Beenden

Über diesen Menüpunkt verlassen Sie das Reservierungssystem. Falls Sie noch als Benutzer auf der Datenbank angemeldet sind, erfolgt eine Abmeldung und die Aufhebung der Verbindung zum Reservierungssystem. Bitte vergewissern Sie sich vor dem Verlassen, dass Sie Ihre letzte Buchung abgeschlossen haben und danach wieder im Hauptmenü stehen.

Bearbeiten Menü

       Kontingent

       Debitor

       Abo-Übernahme

       Kunde

       Saalplandruck

       Speichern

       Drucken

       Adresse...

       Notizen...

       Kontingendatenexport...

Mit diesen Funktionen gelangen Sie in die Pflege von Kontingenten, Debitoren und Kunden. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Anwahl der Kontingentpflege das entsprechende Privileg besitzen müssen und im Optionen Menü die Option Kontingentpflege eingeschaltet haben. Befinden Sie sich in der Saalplanansicht, so können Sie den Saalplan mit Saalplandruck auf dem Drucker ausgeben.

Suchen Menü

       Veranstaltung...

       Vorstellung...

       Aboserie...

       Gutscheinserie...

       Artikel...

       Auftrag...

       Debitor...

       Kunde...

       Kontingent...

Über diese Menüfunktionen gelangen Sie in die Leistungsanwahldialoge, in denen Sie Veranstaltungen, Vorstellungen, Aboserien, Gutscheinserien, Artikel, Aufträge oder Debitoren/Kunden nach Namen oder Nummer direkt suchen können. Haben sie kein konkretes Suchkriterium für das Auffinden der gesuchten Daten, dann gehen Sie bitte über die Übersichten Menü Funktion.

Die Vorstellungssuche können Sie nur anwählen, wenn Sie bereits eine Veranstaltung angewählt haben. Ein Suchen wird Ihnen nur ermöglicht, wenn Sie das entsprechende Buchungsprivileg besitzten.

Übersichten Menü

       Veranstaltungen...

       Vorstellungen...

       Spielplan...

       Aboserien...

       Gutscheinserien...

       Artikel...

       Blöcke...

       Aufträge...

       Debitoren...

       Kunden...

       Kontingente...

       Neuigkeiten...

Über diese Menüfunktionen gelangen Sie in die Übersichtendialoge zur Leistungsanwahl, in denen Sie Veranstaltungen, Vorstellungen, Gutscheinserien, Artikel, Stadionblöcke, Debitoren/Kunden und Neuigkeiten angezeigt bekommen und gegebenenfalls direkt daraus auswählen können. Diese Funktionen eignen sich besonders, wenn Sie kein konkretes und eindeutiges Suchkriterium vorliegen haben. Haben Sie jedoch z.B. eine konkrete Veranstaltung, Vorstellung oder Debitoren, den/die Sie anhand des Namens, Nummer oder Datums suchen können, können Sie diese gegebenenfalls über die Suchen-Menü Funktion schneller erreichen.

Die Vorstellungsübersichten können Sie nur anwählen, wenn Sie bereits eine Veranstaltung angewählt haben. Die Vorstellungsübersicht können Sie nur anwählen, wenn Sie bereits eine Veranstaltung angewählt haben. Ein Suchen wird Ihnen nur ermöglicht, wenn Sie das entsprechende Buchungsprivileg besitzten. Eine Blockübersicht können Sie gegebenenfalls erst nach der Anwahl eines Stadions aufrufen (optional zum Drücken beider Maustasten in der grafischen Stadionübersicht).

Positionieren Menü

       Erster Satz...

       Vorheriger Satz...

       Vorherige Woche (Vorstellung)...

       Nächster Satz...

       Nächste Woche (Vorstellung)...

       Letzter Satz...

Mit den Funktionen erster/vorheriger/nächster/letzter Datensatz können Sie in Aufträgen oder Vorstellungen blättern, wenn Sie vorher einen Auftrag oder eine Vorstellung angewählt haben. Die Menüpunkte können Sie wahlweise zu den Blättern-Schaltknöpfen (Pfeile) in der Symbolleiste verwenden.

Bitte beachten Sie, dass sich die Suchreihenfolge der Aufträge nach der ersten Suche des Auftrag-Suche-Dialogs richtet; haben Sie zum Beispiel einen Auftrag nach der Auftragsnummer angewählt, wird beim Weiterblättern nur über die Nummer gegegangen. Wenn Sie Aufträge über den Namen suchen, wird in der alphabetischen Reihenfolge weitergesucht.

Erster Satz

Mit dieser Funktion können Sie sich auf den ersten Auftrag positionieren.

Mit den Funktionen erster/vorheriger(Woche)/nächster(Woche)/letzter Datensatz können Sie in Aufträgen oder Vorstellungen blättern.

Bitte beachten Sie die Hinweise in: Positionieren

Vorherige Woche (Vorstellung)

Mit dieser Funktion können Sie sich auf den vorherige Woche der Vorstellung positionieren.

Mit den Funktionen erster/vorheriger(Woche)/nächster(Woche)/letzter Datensatz können Sie in Aufträgen oder Vorstellungen blättern.

Bitte beachten Sie die Hinweise in: Positionieren

Vorheriger Satz

Mit dieser Funktion können Sie sich auf den vorherigen Auftrag positionieren.

Mit den Funktionen erster/vorheriger(Woche)/nächster(Woche)/letzter Datensatz können Sie in Aufträgen oder Vorstellungen blättern.

Bitte beachten Sie die Hinweise in: Positionieren

Nächster Satz

Mit dieser Funktion können Sie sich auf den nächsten Auftrag positionieren.

Mit den Funktionen erster/vorheriger(Woche)/nächster(Woche)/letzter Datensatz können Sie in Aufträgen oder Vorstellungen blättern.

Bitte beachten Sie die Hinweise in: Positionieren

Nächste Woche (Vorstellung)

Mit dieser Funktion können Sie sich auf die nächste Woche der Vorstellung positionieren.

Mit den Funktionen erster/vorheriger(Woche)/nächster(Woche)/letzter Datensatz können Sie in Aufträgen oder Vorstellungen blättern.

Bitte beachten Sie die Hinweise in: Positionieren

Letzter Satz

Mit dieser Funktion können Sie sich auf den letzten Auftrag positionieren.

Mit den Funktionen erster/vorheriger(Woche)/nächster(Woche)/letzter Datensatz können Sie in Aufträgen oder Vorstellungen blättern.

Bitte beachten Sie die Hinweise in: Positionieren

Extras Menü

       Auftragsliste...(Abholerliste)

       Sitzliste...(Vorstellungsbezogen)

       Debitorenauftragsliste...

       Kundenauftragsliste...

       Aktionsauftragsliste...

       Optionsliste...

       Versandliste...

       Posteinlieferungsliste...(Postversandliste)

       Kassenprotokoll...

       Theaterkonto...

       Zahlungszuordnung...

Über diese Menüpunkte gelangen Sie in Dialoge zur Bearbeitung von Extra-Aufgaben.

In die Funktion "Auftragkorrektur" können Sie nur gelangen, wenn Sie das entsprechende Privileg zum Ändern von Gebühren in Aufträgen haben, das "Kassenprotokoll" dürfen Sie nur anwählen, wenn Sie das Privileg für Kassenfunktionen haben. Wenn Sie eine Vorstellung angewählt haben, können Sie mit der Auftragsliste eine Liste aller Aufträge zu der Vorstellung bekommen, auf die Sie Zugriff haben. Mit der Optionsliste bekommen Sie eine Liste aller Aufträge, deren Option abgelaufen ist.

Optionen Menü

       Einzelverkauf

       Versand

       Kontingentpflege

       Abo-Funktionen

       gehaltene Tickets löschen...

       Optionen/Persönliche Einstellungen...

       Passwort ändern...

       Druckereinrichtung...

       Barcodeleser...

Mit diesen Wahlmöglichkeiten können Sie von einem debitorischen Verkauf auf den Einzelverkauf zurückschalten oder die Versandfunktionalität aktivieren.

Mit der "Optionen/Druckereinrichtung..." und " Optionen/Barcodeleser" können Sie die Einstellungen für den Kartendrucker, den Dokumentendrucker und das Barcodelesegerät ändern, wenn Sie das Privileg für die Kassenfunktion haben. Normalerweise sind diese beiden Geräte gegebenenfalls schon eingestellt und die Einstellungen in der Datei OREDRUCK.INI auf Ihren PC gespeichert.

Persönliche Einstellungen

Mit einer positiven Grundeinstellung gelingt jede Arbeit leichter.

Sie können verschiedene persönliche Voreinstellungen für den Ablauf des Reservierungssystem bestimmen, die Ihnen das Erledigen Ihrer Aufgaben vereinfachen sollen. Diese Einstellungen werden für Sie persönlich gespeichert.

Hilfe Menü

       Inhalt...

       Suchen...

       Hilfe benutzen...

       Info...

Über diese Menüfunktionen gelangen Sie direkt in das Online-Hilfe-System, das Sie zur Zeit ansehen. Hier können Sie wichtige Tips und zusätzliche Informationen über die Arbeitsweise des Reservierungssystem erhalten.

Wenn Sie mit der Benutzung des Hilfesystems noch nicht vertraut sind, wählen Sie bitte Hilfe/Benutzen an.

Über "Info" können Sie in einen Dialog gelangen, der Ihnen die aktuelle Lizenz- und Versionsinformationen, sowie die verbleibenden Systemressourcen anzeigt.

Bearbeiten/Saalplandruck

Mit dieser Funktion können Sie den Belegungsplan eines Saalplans auf dem Drucker als Grafik ausdrucken. Hierfür benötigen Sie das Debitoren-Buchungsprivileg. Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn Sie z.B. größere Aufträge für Debitoren buchen und diesem einen Saalplan mit der Kennzeichnung seiner gebuchten Karten mitteilen wollen.

Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Funktion einen Dokumentendrucker in Optionen/Druckereinrichtung... eingerichtet haben müssen.

Wenn Sie unter Optionen/Voreinstellungen die Voreinstellung zur Saalplananzeige mit hellem Hintergrund vornehmen, wird der Saalplan auch auf dem Drucker mit einem hellen Hintergrund und schwarzer Schrift ausgegeben.

Auftragstatusdruck

Mit dieser Funktion können Sie einen Auftrag im Detail auf dem Dokumentendrucker ausdrucken. Es wird eine Seite für den Gesamtauftrag und eine oder mehrere Folgeseiten für die Einzelaufträge ausgedruckt.

Ein gedruckter Status eines Auftrags dient dazu, Ihnen oder Ihrem Kunden einen Überblick über den aktuellen Buchungsstand eines Auftrags zu geben, speziell auch dafür, eine Kartenliste drucken zu können. Gutscheine oder Artikel werden in einer Liste zusammengefasst.

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Druckfunktion einen Dokumentendrucker in Optionen/Druckereinrichtung... eingerichtet haben müssen.

Schaltflächen

Dailaogfelder

Optionen/Einzelverkauf

Mit dieser Funktion können Sie die vorherige Wahl eines Debitoren wieder aufheben und somit wieder für Einzelkunden Vorstellungen suchen. Wenn Sie keinen Debitoren ausgewählt haben und somit in der Verkaufsart für Einzelkunden sind (Einzelverkauf), ist der Menüpunkt mit einem Häkchen markiert.

Normalerweise wird nach einer Debitorenbuchung die Wahl des Debitoren aufgehoben, was Sie daran erkennen können, dass in der Symbolleiste die Debitorennummer nicht mehr angezeigt wird. Nur in bestimmte Situationen, wenn zum Beispiel mit Abbrechen aus Suchen-Dialogen gegangen wird, ist es nötig, die Debitorenwahl mit dieser Funktion manuell aufzuheben.

siehe auch: Debitorenanzeige

Optionen/Versand

Mit dieser Funktion können Sie, wenn Sie das Privileg für Versandbuchungen haben, die Versandfunktionalität ein- und ausschalten. Wenn Sie die Versandfunktionalität eingeschaltet haben, ist der Menüpunkt mit einem Häkchen markiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Versandfunktionalität zusätzliche Möglichkeiten haben, bestehende Aufträge zu bearbeiten. Für normale Reservierungsvorgänge (neue Aufträge buchen) schalten Sie das Versandprivileg bitte gegebenenfalls ab, da Sie sonst zu Aufträgen kommen können, die nicht im Sinne des Veranstalters sind (bezüglich Reservierungszeitraum z.B.).

Optionen/Kontingentpflege

Mit dieser Funktion können Sie, wenn Sie das Privileg für Kontingentpflege haben, die Kontingentpflegefunktionalität ein- und ausschalten. Wenn Sie die Kontingentpflegefunktionalität eingeschaltet haben, ist der Menüpunkt mit einem Häkchen markiert und Sie können die Funktion Bearbeiten/Kontingent anwählen. Ist der Kontingentpflegemodus eingeschaltet, können die anderen Funktionen des Reservierungssystems in dieser Zeit nicht angewählt werden.

Optionen/gehaltene Tickets löschen...

Mit dieser Funktion können Sie, wenn Sie das Privileg für Supervisor haben, alle gehaltenen Tickets für die ausgewählte Vorstellung oder ABO-Serie löschen. Hierbei ist immer zu bedenken das damit auch bei dem Buchungsvorgang die Möglichkeit besteht das dann Plätze konkurierent weggebucht werden können.

Hilfe (auch Hilfe/Inhalt)

Über diese Schaltfläche der Symbolleiste gelangen Sie auf den kürzesten Weg in diese Online-Hilfe zum Reservierungssystem. Bitte beachten Sie, dass die Schaltflächen der Symbolleiste nicht immer anwählbar sind, so zum Beispiel in den Dialogen, in denen eine Eingabe von Ihnen zwingend erfordert wird. Hier benutzen Sie bitte die im aktuellen Dialog gegebene Schaltfläche zum Aufruf der Hilfe.

Achtung

Für die Zukunft wird nur noch das Online Hilfe System in Elektra unterstützt ! (Aufruf über einen Browser !)

Einzelverkaufs Umschaltung

Mit dieser Funktion können Sie die vorherige Wahl eines Debitoren wieder aufheben und somit wieder für Einzelkunden Vorstellungen suchen. Wenn Sie keinen Debitoren ausgewählt haben und somit in der Verkaufsart für Einzelkunden sind (Einzelverkauf), ist der Menüpunkt mit einem Häkchen markiert.

Normalerweise wird nach einer Debitorenbuchung die Wahl des Debitoren aufgehoben, was Sie daran erkennen können, dass in der Symbolleiste die Debitorennummer nicht mehr angezeigt wird. Nur in bestimmte Situationen, wenn zum Beispiel mit Abbrechen aus Suchen-Dialogen gegangen wird oder in den persönlichen Voreinstellungen "Debitor halten" ausgewählt ist, ist es nötig, die Debitorenwahl mit dieser Funktion manuell aufzuheben. Sonst benutzen Sie bitte die im aktuellen Dialog gegebene Schaltfläche zum Aufruf der Hilfe.

DM Umschaltung

Über diese Schaltfläche der Symbolleiste können Sie zwischen der Währung DM und EURO umschalten. Hiermit können Sie die Preise ja nach Wunsch in EURO oder DM anzeigen lassen. Bitte beachten Sie, dass die Schaltflächen der Symbolleiste nicht immer anwählbar sind, so zum Beispiel in den Dialogen, in denen eine Eingabe von Ihnen zwingend erfordert wird. Hier benutzen Sie bitte die im aktuellen Dialog gegebene Schaltfläche zum Aufruf der Hilfe.

EURO Umschaltung

Über diese Schaltfläche der Symbolleiste können Sie zwischen der Währung EURO und DM umschalten. Hiermit können Sie die Preise ja nach Wunsch in DM oder EURO anzeigen lassen. Bitte beachten Sie, dass die Schaltflächen der Symbolleiste nicht immer anwählbar sind, so zum Beispiel in den Dialogen, in denen eine Eingabe von Ihnen zwingend erfordert wird. Hier benutzen Sie bitte die im aktuellen Dialog gegebene Schaltfläche zum Aufruf der Hilfe.

Kunden- Debitorenanzeige

In dieser Anzeige der Symbolleiste wird die aktuelle Nummer des Debitoren oder des Kunden ausgegeben, der von Ihnen gegebenenfalls ausgewählt wurde. Wenn die Anzeige leer ist, können Sie nur Einzelaufträge buchen. Um Debitorenbuchungen durchführen zu können, brauchen Sie das Privileg für Debitorenbuchungen. Für die Ansicht der detaillierten Debitoren- oder Kundendaten wählen Sie bitte Bearbeiten/Debitor oder

Bearbeiten/Kunde Wenn Sie einen Debitoren angewählt haben, aber in den Dialogen zur Vorstellungsanwahl mit "Abbrechen" rausgegegangen sind, können Sie mit Optionen/Einzelverkauf wieder auf den Buchungsmodus für Einzelkunden umschalten. Ansonsten wird vom Modus Debitorenbuchung auf Einzelverkauf automatisch nach dem Verlassen des Saalplans oder des Auftrags/Kassendialogs umgeschaltet, wenn Sie nicht in Ihrem persönlichen Einstellung Debitoren halten angewählt haben.

Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Anwahl von Veranstaltungen und Vorstellungen gegebenenfalls einen Debitoren auswählen müssen, damit die gegebenenfalls unterschiedlichen Vorverkaufszeiträume für Einzelkunden- und Debitorenbuchungen berücksichtigt werden können und Sie auch die Sicht auf die Vorstellungen bekommen, die für den Einzelkundenverkauf noch nicht freigegeben sind.

Vorstellungsanzeige

In dieser Anzeige der Symbolleiste bekommen Sie eine Liste der Vorstellungen, auf denen Sie nach der letzten Anmeldung im Reservierungssystem Buchungen ausgeführt haben. Während des Buchungsvorgangs werden hier der Veranstaltungsname und der Vorstellungstermin angezeigt; nach dem Abschluss der Buchung können Sie über diese Liste die Vorstellungen wieder direkt anwählen, ohne über die Dialoge zur Veranstaltungs- und Vorstellungsanwahl gehen zu müssen.

Dieses ist besonders praktisch für den Abendkassenverkauf von mehreren Spielstätten über eine Kasse.

Stadion, Halle

In dieser Übersicht sehen Sie die einzelnen Blöcke des Stadions. Hinter jedem Block verbirgt sich ein Saalplan, den Sie aus der Übersicht direkt anwählen können.

Stadion

linke Maustaste		Mit einem Klick auf einen Block im Stadion gelangen Sie in den entsprechenden Saalplan, der diesem Block zugeordnet ist.
beide Maustasten		Werden beide Maustasten gleichzeitig gedrückt, so gelangen Sie in die Blockübersicht....

Sitztypen

Unterschiedliche Sitztypen können für spezielle Sitze und auch für Stapelkarten vergeben werden. Nicht reservierte Sitze werden im Saalplan mit zusätzlichen Markierungen angezeigt. Für alle Sitztypen können Sie im Reservierungssystem für jeden Benutzer einzeln festlegen, welche Sitztypen er oder sie reservieren darf.

ELEKTRA Sitztypen

0           normaler Sitz

1            Hörplatz (z.B. hinter Pfeilern oder anderweitiger Sichteinschränkung)

2            Rollstuhlplatz (bitte denken Sie an zusätzliche Begleitersitze)

3            Arztplatz

4            Managementplatz

5            Dienstplatz

6            Backstage

7            Begleitung (Rollstuhlfahrer)

8            Teilnehmer

9            virtueller Sitz (Dieses ist eine Sitzkennung damit das System diesen Sitz in der Statistik nicht mit berücksichtigt.)

10         Package (Paketverkauf von Plätzen z.B. mit Dinner etc.)

Hilfe/Suchen (Altes Hilfe System)

Über diesen Menüpunkt gelangen Sie direkt in das Schlagwortverzeichnis der Online-Hilfe, in der Sie nach bestimmten Stichworten im Hilfesystem suchen können.

Hilfe/Benutzen (Altes Hilfe System)

Über dieses Menü gelangen Sie direkt in das Windows-Hilfesystem. Falls Sie im Umgang mit der Hilfe noch nicht vertraut sind, werden Ihnen hier alle wichtigen Handhabungshinweise zum Hilfesystem erklärt.

Aufgabenbearbeitung

Das ORESTES ELEKTRA Reservierungssystem unterstützt für alle Aufgabenbereiche im Reservierungsbereich die zu erledigenden Arbeitsschritte in einer für die Arbeitssituation angemessenen Weise. Da sich die Arbeitssituationen für die verschiedenen Bereiche, wie den telefonischen Vorverkauf oder die Abendkasse und auch von den jeweiligen Arbeitsweisen der Benutzer unterscheiden, kann das System für bestimmte Abläufe und Voreinstellungen bei Eingabefeldern eingestellt werden.

Im Folgenden sind einige typische Arbeitssituationen beschrieben und es wird aufgezeigt, wie das Reservierungssystem darauf eingestellt werden kann und wie die Abläufe der Arbeitsschritte für die Erledigung dieser Aufgaben aussehen können. Die gezeigten Einstellungen und Arbeitsweisen sind typisch für die Aufgabe und sollen nur als Empfehlung gesehen werden - je nach Benutzer können sich andere Einstellungen des Reservierungssystem ergeben, die den jeweiligen Arbeitskontext widerspiegeln. In der Adaption der Software lässt Ihnen das ORESTES ELEKTRA Reservierungssystem die größtmöglichen Freiheiten, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen sollten.

Vorstellungsanwahl

Die Anwahl einer Vorstellung ist im ELEKTRA®  Reservierungssystem der entscheidende Schritt, um Karten zu buchen. Mit der Sichtung und der gezielten Anwahl eines Vorstellungstermins können Sie schnell und einfach zu den gewünschten Karten kommen. Hierbei unterstützt das ELEKTRA ®  Reservierungssystem verschiedene Suchvorgänge, die den jeweiligen Arbeitsweisen und Verkaufssituationen angepasst sind. Grundsätzlich zu unterscheiden ist der Verkauf an einen Ihrer Debitoren (Stammkunden), der im Reservierungssystem bereits angelegt ist und der Verkauf an einen Einzelkunden. Da für Ihren Verkauf an Debitoren längere Vorverkaufszeiträume gelten können, muss die Anwahl des Debitoren vor der Vorstellungsanwahl erfolgen, da Ihnen nur so die gegebenenfalls erweiterte Sicht auf die entsprechenden Vorstellungen eingeräumt wird. Mit Suchen/Debitor oder Übersichten/Debitoren wählen Sie bitte vor der Vorstellungsanwahl den Debitoren an.

Die Anwahl von Vorstellungen kann auf zwei verschiedenen Wegen erfolgen: über ein gezieltes "Suchen", wenn Sie z.B. den Veranstaltungsnamen und den Termin kennen oder über "Übersichten", wenn Sie z.B. keine konkrete Veranstaltung oder Vorstellungstermin vorgegeben haben. Beide Vorstellungsanwahlarten sind standardmäßig auf die Suchen () - und Übersichten () -Schaltflächen der Symbolleiste gelegt, wenn Sie im Hauptmenü stehen, so dass Sie mit einem Mausklick sofort im entsprechenden Dialog stehen.

Vorstellungsanwahl über "Suchen":

Die Anwahl der Vorstellung über Suchen erfolgt in zwei Schritten, wobei Sie zuerst über Suchen/Veranstaltung eine Veranstaltung anwählen und dann im zweiten Dialog einen Vorstellungstermin anwählen. Bei der Wahl der Veranstaltung brauchen Sie keine vollständigen Namen für Veranstaltungsname/Spielstätte/Ort angeben, sondern nur jeweils so viele Buchstaben, damit die Veranstaltung eindeutig gefunden werden kann. In vielen Fällen reicht es sogar, nur die ersten Buchstaben des Veranstaltungsnamen einzugeben. Falls Sie durch eine eben getätigte Buchung bereits auf einer Veranstaltung stehen, können Sie auch direkt über das Menü Suchen/Vorstellung gehen. Bitte prüfen Sie bei der Eingabe des Vorstellungstermins, ob Sie die richtige Veranstaltung angewählt haben. Nach dem Abschluss des Dialogs landen Sie im entsprechenden Saalplan der Vorstellung. Hier können Sie dann die gewünschten Karten auswählen oder über die Weiterblättern-Schaltfläche in der Symbolleiste ()auf den nächsten Vorstellungstermin wechseln.

Vorstellungsanwahl über "Übersichten":

Mit Übersichten/Veranstaltungen gelangen Sie in eine Übersicht über alle Veranstaltungen. Hier können Sie genauso wie im Suchen-Dialog Ihre Suche nach einer Vorstellung einschränken. Nach dem Betätigen der Schaltfläche "suchen" werden Ihnen alle Veranstaltungen in der Tabelle mitsamt den ersten vier Vorstellungsterminen angeboten. Hier können Sie entweder direkt eine Vorstellung mit einem gezielten Doppelklick der Maus auf den Vorstellungstermin anwählen oder mit einem Mausklick eine Veranstaltung markieren und über "Vorstellungen" in die detaillierte Übersicht der Vorstellungen zu dieser Veranstaltung gehen. Der Vorteil des detaillierten Vorstellungsübersichten-Dialog liegt in der erweiterten Information über die Anzahl der freien Karten in den einzelnen Preisgruppen und in zusätzlichen Informationen zu der Vorstellung (z.B. "Premiere"). Wählen Sie gegebenenfalls durch einen Doppelklick auf den Vorstellungstermin eine Vorstellung aus und Sie landen im Saalplan zur Vorstellung. Hier können Sie dann die gewünschten Karten auswählen oder über die Weiterblättern-Schaltfläche in der Symbolleiste ( )auf den nächsten Vorstellungstermin wechseln.

Unter Optionen/Voreinstellungen können Sie Voreinstellungen zu den Suchkriterien Veranstaltung/Spielstätte/Ort vornehmen; dieses ist besonders praktisch, wenn Sie oft in derselben Veranstaltung buchen.

Siehe auch:

       Suchen/Veranstaltung...

       Suchen/Vorstellung...

       Übersichten/Veranstaltungen...

       Übersichten/Vorstellungen...

Kassendirektverkauf

Der Kassendirektverkauf ist der Verkauf von Karten gegen Bezahlung direkt an einen Kunden, wie z.B. an der Abendkasse oder an Vorverkaufsstellen. Hierbei werden die Karten sofort gedruckt und das Zahlungsmittel entgegengenommen.

Nach der Vorstellungsanwahl können Sie im Saalplan die Karten direkt mit der Maus markieren und mit dem Betätigen der Schaltfläche "bez.+drucken" (bar bezahlen und drucken) auf dem Kartendrucker ausgeben. Der zu zahlende Betrag wird im rechten Fenster neben dem Saalplan angezeigt. Dieses ist der schnellste Weg, das zeitkritische Abendkassengeschäft und den Verkauf von Restkarten abzuwickeln. Sollen die Karten anders als “bar” bezahlt oder vorher noch ermäßigt werden, wählen Sie bitte nach der Auswahl der Karten den Kassendialog an und nehmen die entsprechende Bearbeitung vor. Wenn Sie, wie an der Abendkasse, immer in derselben Vorstellung buchen, stellen Sie bitte für einen optimalen Ablauf das System wie folgt ein:

In Optionen/Persönliche Einstellungen nehmen Sie bitte folgende Einstellungen vor:

- Stellen Sie bitte unter "Ablauf - nach Auftrag/Kasse schliessen" die Option "Saalplan mit aktueller Vorstellung" ein; hiermit landen Sie nach dem Druck von Karten, bzw. nach dem Schließen des Kassendialogs wieder im Saalplan zur aktuellen Vorstellung.
- Bei "Zahlungsmittel" können Sie z.B. mit der Einstellung "Scheck" das Zahlungsmittel für den Kassendialog einstellen.
- Bei "Sicherheitsabfrage buchen" können Sie gegebenenfalls die Sicherheitsabfrage unterbinden; es wird dann beim Betätigen von "buchen" oder "drucken" die Buchung durchgeführt.
Mit "speichern" werden die Einstellungen für Sie wirksam.
- Kreuzen Sie bitte unter "Nach Auftraganwahl" den "Kassendialog" an; damit kommen Sie dann aus der Auftragsanwahl (für z.B. Abholer) direkt in den Kassendialog für Ein- und Auszahlungen.

Nach der Vorstellungsanwahl und dem Druck der Karten landen Sie so immer wieder in der aktuellen Vorstellung.

Unter Optionen/Voreinstellungen können Sie Voreinstellungen zu den Suchkriterien Veranstaltung/Spielstätte/Ort vornehmen; dieses ist besonders praktisch, wenn Sie oft in derselben Veranstaltung buchen.

Abholergeschäft

Das Abholergeschäft besteht im Aushändigen, bzw. Verkauf von vorreservierten Karten an sogenannte Abholer, die ihre Karten telefonisch vorbestellt haben und selbst an der Abendkasse abholen möchten. Die besondere Aufgabe in diesem Bereich besteht darin, möglichst schnell den entsprechenden Auftrag im Reservierungssystem zu finden und den Verkauf abzuwickeln. Im Reservierungssystem wird diese zeitkritische Aufgabe durch die vorstellungsbezogene Auftragsliste (Abholerliste) unterstützt - für einen optimalen Ablauf stellen Sie das System bitte wie folgt ein:

In Optionen/Persönliche Einstellungen nehmen Sie bitte folgende Einstellungen vor:

- Kreuzen Sie bitte unter "Nach Auftraganwahl" den " Kassendialog" an; damit kommen Sie dann aus der Auftragsliste direkt in den Kassendialog für Ein- und Auszahlungen.
- Stellen Sie bitte unter "Ablauf - nach Auftrag/Kasse schliessen " die Option "Auftragsliste" ein; hiermit landen Sie nach dem Schliessen eines Auftrags wieder in der vorstellungsbezogenen Auftragsliste zur weiteren Abarbeitung der Abholer.
- Mit "Zahlungsmittel" können Sie mit der Einstellung auf "Bar" das an der Abendkasse am häufigsten benutze Zahlungsmittel standardmäßig als Einzahlungsmittel für den Kassendialog einstellen.
- Bei "Sicherheitsabfrage buchen" können Sie gegebenenfalls die Sicherheitsabfrage unterbinden; es wird dann beim Betätigen von "buchen" oder "drucken" die Buchung durchgeführt.
Mit "speichern" werden die Einstellungen für Sie wirksam.

Wählen Sie Ihre gewünschte Vorstellung an und gehen nach dem Aufbau des Saalplans direkt in das Menü "Extras/Auftragsliste". Wählen Sie dort bitte die "kurze Abholerliste" aus, damit nur die Aufträge in der Liste erscheinen, die nicht storniert sind und als Abholkennzeichen "Abendkasse" haben. Nach dem Betätigen der Schaltfläche "anzeigen" wird Ihnen die aktuelle Abholerliste angezeigt.

Anwahl eines Auftrags in der Abholerliste:
Mit den Sortierkriterien rechts neben der Liste können Sie die Abholerliste nach dem Kriterium sortieren lassen, wie Sie den Auftrag in der Liste suchen wollen. Als Standard ist der Abholtermin vorgegeben, so dass die Aufträge in der Reihenfolge in der Liste auftauchen, wie die Abholer erscheinen sollten.
Mit einem Doppelklick auf eine Zeile in der Liste können Sie den gewünschten Auftrag direkt anwählen und Sie gelangen in die Kasse.

Nach dem gegebenenfalls Bezahlen und Drucken der Karten für den Abholer gelangen Sie mit "schliessen" wieder in die Abholerliste für die weitere Bearbeitung.

Bitte beachten Sie, dass die Auftragsliste nicht automatisch nach jeder Buchung aktualisiert wird - drücken Sie dafür bitte einfach nur in der Auftragsliste "anzeigen" für eine aktuelle Liste der Abholer.

Tip:

Erscheint ein gesuchter Auftrag nicht in der kurzen Abholerliste, so wählen Sie bitte die kurze Auftragsliste an - hier werden nun alle Aufträge unabhängig vom Abholkennzeichen angezeigt, also auch die Aufträge, die versehentlich nicht auf "Abholung Abendkasse" gesetzt wurden. Ist der Auftrag auch in dieser Liste nicht vorhanden, dann wählen Sie bitte die "lange Auftragsliste" an - hier sind nun auch alle bereits gedruckten oder stornierten Aufträge aufgeführt.

Beachten Sie bitte, dass Sie für diese Funktionen das Kassenprivileg, sowie gegebenenfalls das Privileg für Debitorenbuchungen haben müssen, um an die Aufträge heranzukommen.

Siehe auch:        Auftragsliste (Abholerliste)

Optionslistenbearbeitung

Das Abarbeiten der Optionsliste besteht im Sichten und gegebenenfalls Ändern von Aufträgen, dessen Option bereits abgelaufen ist. In die Optionsliste aufgenommen werden alle reservierten Aufträge mit abgelaufenen Optionsdatum oder Fälligkeitsdatum, die weder bezahlt noch gedruckt sind. Je nach Reservierungspolitik Ihres Hauses wird versucht, die Aufträge an den Kunden zu bringen, indem gegebenenfalls die Option verlängert und weiter auf einen Zahlungseingang gewartet wird. Andernfalls sollte der Auftrag nach einer Prüfung storniert werden, damit die Plätze anderweitig wieder in den Verkauf gelangen können.

Die besondere Aufgabe in diesem Bereich besteht darin, möglichst effektiv alle Aufträge mit abgelaufener Option im Reservierungssystem zu finden und durch eine entsprechende Auftragsbearbeitung die Menge der Aufträge mit abgelaufener Option gering zu halten. Im Reservierungssystem wird diese Aufgabe durch die Optionsliste unterstützt - für einen optimalen Ablauf stellen Sie das System bitte wie folgt ein:

In Optionen/Persönliche Einstellungen vor:

- Kreuzen Sie bitte unter "Nach Auftraganwahl" den "Kassendialog" nicht an, bzw. nehmen das Kreuz wieder weg; damit kommen Sie dann aus der Auftragsliste direkt in den Auftragdialog, in dem Sie gegebenenfalls das Optionsdatum ändern können.
- Stellen Sie bitte unter "Ablauf - nach Auftrag/Kasse schließen" die Option "Optionsliste" ein; hiermit landen Sie nach dem Schließen eines Auftrags wieder in der Optionsliste zur weiteren Abarbeitung der Aufträge mit abgelaufener Option.
- Bei "Sicherheitsabfrage buchen" können Sie gegebenenfalls die Sicherheitsabfrage unterbinden; es wird dann beim Betätigen von "buchen" oder "drucken" die Buchung durchgeführt.
Mit "speichern" werden die Einstellungen für Sie wirksam.

       Gehen Sie bitte direkt in das Menü "Extras/Optionsliste". Grenzen Sie durch die Suchkriterien für die Optionsliste die Menge der Aufträge ein und drücken Sie "anzeigen". Es werden nach einer Sicherheitsabfrage alle Aufträge mit abgelaufener Option in der Liste angezeigt.

       Anwahl eines Auftrags in der Optionsliste:
Mit den Sortierkriterien rechts neben der Liste können Sie die Optionsliste nach dem Kriterium sortieren lassen, wie Sie die Auftrag in der Liste abarbeiten wollen. Als Standard ist das Optionsdatum vorgegeben, so dass die Aufträge mit dem am längsten abgelaufenen Optionsdatum in der Liste oben stehen.
Mit einem Doppelklick auf eine Zeile in der Liste können Sie den gewünschten Auftrag direkt anwählen und Sie gelangen in den Auftragsdialog.

       Nach der Auftragsbearbeitung gelangen Sie mit "schliessen" wieder in die Optionsliste für die weitere Abarbeitung der Liste.

       Bitte beachten Sie, dass die Optionsliste nicht automatisch nach jeder Buchung aktualisiert wird - drücken Sie dafür gegebenenfalls in der Optionsliste “anzeigen” für eine aktuelle Liste. Beachten Sie bitte, dass die Zusammenstellung einer neue Optionsliste gegebenenfalls mehrere Minuten dauern kann.

Tip:

Debitoren        Suchen Sie gezielt nach offenen Aufträgen für einen oder mehrere Debitoren, so ist es gegebenenfalls einfacher und schneller, wenn Sie über die Debitorenauftragsliste gehen.

Beachten Sie bitte, dass Sie für diese Funktionen gegebenenfalls das Privileg für Debitorenbuchungen haben müssen, um an die Aufträge heranzukommen.

Siehe auch:        Optionsliste

Versandgeschäft für Debitoren

Das Versandgeschäft für debitorische Aufträge besteht in der Abarbeitung der Debitorenauftragsliste, in der eine Menge von Aufträgen, die für einem Stammkunden (Debitoren) gebucht worden sind, bearbeitet werden. Für Debitoren werden z.B. Rechnungen geschrieben, die sich auf mehrere Aufträge beziehen können und die z.B. gemeinsam durch einen Scheck bezahlt werden.

Die besondere Aufgabe in diesem Bereich besteht darin, möglichst schnell alle zusammengehörigen Aufträge für einen Debitoren im Reservierungssystem zu finden und z.B. den Zahlungseingang und den Druck abzuwickeln. Im Reservierungssystem wird diese Aufgabe durch die Debitorenauftragsliste/span> unterstützt - für einen optimalen Ablauf stellen Sie das System bitte wie folgt ein:

In Optionen/Persönliche Einstellungen vor:

- Kreuzen Sie bitte unter "Nach Auftraganwahl" den "Kassendialog" nicht an, damit kommen Sie dann aus der Debitorenauftragsliste direkt in den Kassendialog für Ein- und Auszahlungen.
- Stellen Sie bitte unter "Ablauf - nach Auftrag/Kasse schliessen" die Option "Debitorenauftragsliste" ein; hiermit landen Sie nach dem Schließen eines Auftrags wieder in der Debitorenauftragsliste zur weiteren Abarbeitung.
- Bei "Zahlungsmittel" können Sie z.B. mit der Einstellung "Scheck" das Zahlungsmittel für den Kassendialog einstellen.
- Bei "Sicherheitsabfrage buchen" können Sie gegebenenfalls die Sicherheitsabfrage unterbinden; es wird dann beim Betätigen von "buchen" oder "drucken" die Buchung durchgeführt.
Mit "speichern" werden die Einstellungen für Sie wirksam.

       Wählen Sie direkt das Menü "Extras/Debitorenauftragsliste". Grenzen Sie durch die Suchkriterien für die Debitorenauftragsliste die Menge der Aufträge ein und drücken Sie "anzeigen". Es werden alle den Suchkriterien entsprechende Aufträge des/der Debitoren in der Liste angezeigt.

       Anwahl eines Auftrags in der Debitorenauftragsliste:
Mit den Sortierkriterien rechts neben der Liste können Sie die Debitorenauftragsliste nach dem Kriterium sortieren lassen, wie Sie einen Auftrag in der Liste suchen wollen.
Mit einem Doppelklick auf eine Zeile in der Liste können Sie den gewünschten Auftrag direkt anwählen und Sie gelangen in den Kassendialog.

       Nach dem gegebenenfalls Bezahlen und Drucken der Karten für den Debitoren gelangen Sie mit "schliessen" wieder in die Debitorenauftragsliste für die weitere Bearbeitung.

       Bitte beachten Sie, dass die Debitorenauftragsliste nicht automatisch nach jeder Buchung aktualisiert wird - drücken Sie dafür bitte einfach nur in der Debitorenauftragsliste “anzeigen” für eine aktuelle Liste.

Beachten Sie bitte, dass Sie für diese Funktionen das Kassenprivileg, sowie das Privileg für Debitorenbuchungen haben müssen, um an die Aufträge heranzukommen.

Tip: Sonderwünsche für Debitoren

Auftragstatusdruck        Über das Menü Extras/Auftragsstatusdruck kann auf Wunsch für einen Debitoren ein kompletter Auftrag samt detaillierter Kartenliste gedruckt werden.

Saalplandruck        Ist ein debitorischer Auftrag noch nicht bezahlt und noch nicht gedruckt, können Sie nach der Auftragsanwahl über die Schaltfläche "Saalplan" wieder in den Saalplan gelangen. Die gebuchten Sitze des Auftrags sind mit einem Häkchen markiert. Über den Menüpunkt Bearbeiten/Saalplandruck können Sie auf Wunsch den kompletten Saalplan, inklusive aller Markierungen auf Ihrem Dokumentendrucker als Grafik ausgeben. Stellen Sie vor der Auftragsanwahl gegebenenfalls die Option Saalplan-Heller Hintergrund ein.

Siehe auch:        Debitorenauftragsliste

Export von Daten

Damit Sie die Daten auch in anderen Programmen weiterverarbeiten können, haben sie die Möglichkeit, diese in eine Datei zu exportieren. Diese Datei können Sie dann z.B. in einem Textverarbeitungsprogramm als Steuerungsdateidatei für die Erstellung eines Serienbriefes (Mailing) verwenden.

Dialogfelder (Kartenauftrag)

Schaltflächen

Definition eigener Sortierungen

In dieser Dialogbox können benutzerdefinierte Sortierungsreihenfolgen erstellt werden. So ist es möglich, dadurch alle Debitoren zuerst nach Kundenart und innerhalb gleicher Kundenarten nach Postleitzahl und anschließend Namen zu sortieren.

Dialogfelder (Kartenauftrag)

Sortierung

Hier werden die aktuell definierten Sortierungen angezeigt. Das Feld Nr. gibt die Reihenfolge des Sortierkriteriums an. Das Sortierkriterium ist das Feld, nach dem sortiert werden soll und die Richtung gibt an, ob aufsteigend oder absteigend sortiert werden soll.

Sortierkriterium

Es kann ein Kriterium aus dieser Liste ausgewählt werden.

Schaltflächen

Abendkasse

Die Kasse an der Spielstätte.
Außerhalb der Vorstellungszeiten dient diese Kasse in der Regel auch als Vorverkaufskasse. In einem definierten Zeitraum vor Beginn der Veranstaltung/Vorstellung können hier aber nur noch vorbestellte Karten abgeholt oder Eintrittkarten für die aktuelle(n) Veranstaltung(en)/Vorstellung(en) gekauft werden.

Abholer

Ein Kunde, der (telefonisch) reservierte Karten selbst an der Kasse abholt.

Abholzeitraum

Der Zeitraum vor Beginn der Veranstaltung/Vorstellung in dem noch reservierte Karten abgeholt werden können. Nach Ablauf des Abholzeitraums hat der Kunde kein Anrecht mehr auf seine Karten und die Karten können storniert und wieder neu verkauft werden.

Abonnement (Abo)

Bei einem Abonnement werden mehrere Vorstellungen zusammengefaßt und gemeinsam verkauft. Wenn Sie einen Platz im Abonnement verkaufen, haben Sie diesen einen Platz in jeder der zugeordneten Vorstellungen verkauft.
Es können die gesamten Vorstellungen oder nur Teilbereiche daraus (über Varianten) einem Abonnement zugeordnet werden. Ebenfalls ist es möglich, verschiedene Teilbereiche einer Vorstellung in verschiedenen Abonnements zu haben. Alle Abonnements werden über Abonnementkontingente im System aufgelöst.
Die Preisgestaltung für das Abonnement ist vollkommen unabhängig von den zugeordneten Vorstellungen.

Adresse

Die Anschrift eines Mandanten, Benutzers, Debitoren, Kunden etc.
Zu allen Punkten, bei denen es notwendig oder sinnvoll ist, kann eine Adresse erfaßt werden.

Aktionscode, Werbeaktion (Werbeerfolgskontrolle)

Es lassen sich zu einem Mandanten Aktionscodes zur Werbeerfolgskontrolle pflegen, um Aufträge bestimmten Werbemaßnahmen zuzuordnen. Die Zuordnung der Aktionscodes wird im Reservierungsystem bei der Buchung eines Auftrags angegeben und dient zur späteren Auswertung des Erfolgs von Werbemaßnahmen.
Ein Aktionscode ist durch einen Namen und eine Gültigkeit gekennzeichnet, wie z.B. "Fernsehwerbespot Cats 01.09.2008-30.09.2008".

Anrede

Jeder Mandant kann die von Ihm gewünschten Anreden erfassen.
Diese können bei der Erfassung von Adressen selektiert werden. Dadurch ist es unter anderem einfacher möglich, später Serienbriefe zu erstellen.

Artikel

Artikel sind einzelnd buchbare Leistungen.
Das ELEKTRA ORESTES-System bietet mit der Artikelverwaltung und dem -verkauf eine einfache Möglichkeit für Merchandisingaktivitäten.

ASCII Zeichensatz

Der ASCII-Zeichensatz ist der 7-Bit-Zeichensatz des American Standard Code for Information Interchange. Er besteht aus den ersten 128 (0-127) Zeichen des ANSI-Zeichensatzes (und den meisten anderen 8-Bit-Zeichensätzen). Der ASCII-Zeichensatz ist der universellste Zeichencodierungssatz.

ANSI Zeichensatz

Der ANSI-Zeichensatz ist der 8-Bit-Zeichsatz des American National Standards Institute. Er enhält 256 Zeichen. Auch der Standard-Windows-Zeichensatz entspricht dem ANSI-Zeichensatz.

Auftragswert

Der Wert eines Auftrages setzt sich zusammen aus dem Wert aller Einzelleistungen:
Der Kartenauftragwert setzt sich zusammen aus:
-        Summe aller Kartenwerte aller Veranstaltungen/Vorstellungen in diesem Auftrag
-        Summe aller Voverkaufsgebühren in diesem Auftrag
-        Summe aller sonstigen Gebühren in diesem Auftrag -        Summe aller Artikelwerte in diesem Auftrag
-        Summe aller Gutscheinwerte in diesem Auftrag

Ausschlußkontingent

Ein Ausschlußkontingent ist ein Kontingenttyp und bezieht sich auf die Sichtweise auf das Kontingent. Bei einem Ausschlußkontingent sehen Sie nur die für Sie kontingentierten Sitze. Alle anderen Sitze werden Ihnen als reserviert oder (beim Veranstaltermandanten) evtl. als kontingentiert angezeigt.
Im Gegensatz hierzu steht das Einschlußkontingent.

Bank, Bankverbindung

Bei Mandanten, Debitoren und Kunden mit Kundennummer können die Bankverbindungen gepflegt werden.
Diese werden unter anderem beim Erstellen von Dokumenten wie z.B. der Zahlungsaufforderung oder Lastschriften gelesen und verwendet.

Benutzer

Innerhalb eines ORESTES® Systems wird jeder Anwender als ein pro Mandant eindeutiger Benutzer angelegt. Der Supervisor legt bei jedem Benutzer entsprechend der jeweiligen Aufgaben die Privilegien fest. Entsprechend dieser Rechte kann der Benutzer innerhalb des ORESTES® Systems arbeiten.

Benutzerkürzel

Bei allen Änderungen, die an Datensätzen vorgenommen werden, wird immer das Datum, die Uhrzeit und das Kürzel des jeweiligen Benutzers gespeichert. So läßt sich jederzeit nachvollziehen, von wem die Daten zuletzt gändert worden sind. Mit der Tastenkombination [Alt]+I oder über das Symbol können diese Informationen zu einem Datensatz jederzeit abgerufen werden.

Berechtigungsarten

Bei den Benutzerprivilegien wird nach folgenden Berechtigunsarten unterschieden:

       Allgemeine Privilegien
       Reservierungs-Privilegien
       Pflege-Privilegien
       Verkauf-Privilegien
       Versand-Privilegien
       Abrechnung-Privilegien
       Auswertung-Privilegien
       Zahlungsmittel-Privilegien
       Zahlungsmittel-Privilegien (Forts.)

Bon (Voucher)

Eine andere Bezeichnung für Bon oder Gutschein ist auch Voucher (obwohl dieser Begriff eigentlich aus dem Hotelbereich kommt). Die Bonnummer wird in der Regel von der Vorverkaufsstelle vergeben, bei der Buchung vermerkt und auf dem Bon eingetragen. Mit diesem Bon kann der Kunde dann an der Abendkasse seine Originalkarten abholen. Um einen reibungslosen Ablauf an der Abendkasse zu gewährleisten, muß durch organisatorische Mittel sichergestellt werden, daß eindeutige Bonnummern vergeben und auch bei der Buchung mit verspeichert werden, damit ein schnelles Auffinden des Auftrags an der Abendkasse möglich ist.

Bruttopreis

Bei einem Bruttopreis ist die Vorverkaufsgebühr im Kartenpreis enthalten. Die Vorverkaufsgebühr muß also aus dem Originalpreis herausgerechnet werden. Dies ist bei der Erstellung von Formeln für die Berechnung der VVG Im Bruttoverfahren zu berücksichtigen.

Buchungsmandant

Als Buchungsmandanten bezeichnet man den Mandanten, der einen Auftrag gebucht hat. Der Buchungsmandant kann auch gleichzeitig der Veranstaltermandant sein.

Bundesland

Je nach Staatsform des jeweiligen Landes bezieht sich diese Bezeichnung auf das Bundesland, Bundesstaat oder ähnliches.

Debitor

Debitor ist ein Begriff aus der Buchhaltung und bezeichnet einen Kunden, der eine Leistung (z. B. ein Ticket oder Artikel) auf Rechnung erhalten kann. Man gewährt so einem Debitoren bis zur endgültigen Bezahlung der Leistung einen Kredit.

Debitorenkontobezeichnung

Ein Schlüsselbegriff, nach dem der Debitor über seine Kontobezeichnung gesucht werden kann.

Debitorenklasse

Es lassen sich zu einem Mandanten Debitorenklassen pflegen, um zu Debitoren eine oder mehrere Debitorenklassen zuzuordnen. Die Zuordnung zu den Debitorenklassen wird im Reservierungsystem bei einem Debitor angezeigt und dient zur Information Ihres Verkaufspersonals.
Eine Debitorenklasse kann z.B. sein: " Hotel", ", Busunternehmen", " Sportverein".

Ebene

Eine Ebene dient als zusätzliche Kennzeichnung einer Karte, wie z.B. "Parkett", "Tribüne" oder "Loge".

Einschlußkontingent

Ein Einschlußkontingent ist ein Kontingenttyp und bezieht sich auf die Sichtweise auf das Kontingent. Bei einem Einschlußkontingent sehen Sie die kontingentierten Sitze exklusiv und zusätzlich werden noch alle weiteren freien Plätze angezeigt, die Sie im Zugriff haben (alle nicht reservierten und anderweitig kontingentierten Plätze). Im Gegensatz hierzu steht das Ausschlußkontingent.

Ermäßigung

Ermäßigungen sind auf den Kartenpreis gewährte Preisnachlässe (Sofortrabatt z.B. für Studenten, Rentner etc.). Ermäßigungen können individuell für jede der 32 möglichen Preisgruppen bestimmt werden. Als Grundlage für die Berechnung der Ermäßigungen dienen frei definierbare Formeln. Der Zugriff auf Ermäßigungen wird über entsprechende Privilegien gesteuert.

Ermäßigungsgruppe

Ermäßigungen werden in Ermäßigungsgruppen zusammengefaßt und diese dann einer Vorstellung zugwiesen. So lassen sich mit geringem Pflegeaufwand aus den vorhandenen Ermäßigungen die für bestimmte Veranstaltungen/Vorstellungen benötigten Kombinationen erstellen.

Export von Daten

Damit Sie Ihre Daten (z.B. Kundenadressen) auch in anderen Programmen weiterverarbeiten können, haben Sie in einigen Programmen (z.B. Abrechnung/Auswertung) die Möglichkeit, diese in eine Datei zu exportieren. Diese Datei können Sie dann z.B. in einem Textverarbeitungsprogramm als Steuerungsdateidatei für die Erstellung eines Serienbriefes (Mailing) verwenden.

Faktor

Bei der Erfassung von Ermäßigungen, Lizenzen und Gebühren müssen Sie den Wert des Faktors angeben, wie er in die Berechnung der Formeln eingehen soll.

Beispiel: Sie möchten Studenten eine Ermäßigung von 50% auf den Kartenpreis gewähren. Um nicht mit Cent-Beträgen arbeiten zu müssen, soll der ermäßigte Kartenwert auf ganze 0,10 EUR gerundet werden. Die Formel für eine solche Berechnung müßte lauten:
          RUNDEN(PROZENT(Karten.Original.Preis;100-Faktor);1)
Als Wert für den Faktor erfassen Sie 50.

FiBu-Konto

Ein FiBu-Konto ist ein Begriff aus der Finanzbuchhaltung und beschreibt ein Buchhaltungskonto, auf dem Buchungen getätigt werden.< br/> Um eine Übergabe der Daten des Zahlungsverkehrs im ORESTES-System in eine Finanzbuchhaltung zu ermöglichen, müssen Sie in Abstimmung mit Ihrer Finanzbuchhaltung den Kontenplan für die betroffenen Konten pflegen. Dies sind in erster Linie die Verrechnungskonten für die Zahlungsmittel und (bei der erweiterten Übergabe) zusätzlich noch die Erlöskonten. Die FiBu-Konten brauchen Sie nur dann pflegen, wenn Sie mit detaillierten Journalsätzen arbeiten. Die Gelder werden auf die hier gepflegten Erlöskonten gebucht, wenn Sie entweder bei der jeweiligen Leistung kein Konto (z.b. das Kartengeldkonto in der Veranstaltung) gepflegt haben oder es sich um eine Leistung eines anderen Mandanten handelt (Sie sind nicht selbst der Veranstaltungsmandant).

Formel

Die Lizenzen, Ermäßigungen und alle Gebühren werden nach frei definierbaren Formeln berechnet, wodurch Sie sehr flexibel in der Preisgestaltung sein können.

Aufbau: Der Aufbau der Formeln wurde in Anlehnung an Excel vorgenommen.
Eine Formel kann sich aus den vier Komponenten Funktion (z.B. PROZENT()), Variable (z.B. Karten.Preis), Konstante (z.B. 100) und Faktor zusammensetzen.< br /> Beispiel:
Sie möchten Studenten eine Ermäßigung von 50% auf den Kartenpreis gewähren. Um nicht mit Cent-Beträgen arbeiten zu müssen, soll der ermäßigte Kartenwert auf ganze 10 Cent gerundet werden. Die Formel für eine solche Berechnung müßte lauten:
          RUNDEN(PROZENT(Karten.Original.Preis;100-Faktor);1)

Welche Variablen und Funktionen zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Formelklasse ab.

Formelklasse

Da für die Berechnung von Ermäßigungen, Lizenzen und der verschiedenen Gebühren unterschiedliche Variablen zur Verfügung stehen, wird eine Unterscheidung in Formelklassen vorgenommen.

Es gibt die Formelklassen für:
- Ermäßigungen
- Vorverkaufsgebühren
- Auftragsgebühren
- Kartengebühren
- Lizenzen

Freitext

Bei einigen Sälen reichen die normalen Unterscheidungskriterien eines Saalplanes (Block, Ebene, Seite, Reihe, Platz) nicht zu einer für den Kunden eindeutigen Beschreibung eines Sitzes aus. Daher kann bei der Erstellung einen Saalplanes mit dem ELEKTRA ORESTES® - Saalplaneditors zu jedem Sitz ein freier Text erfaßt werden, der auf die Karte mit aufgedruckt wird und so dem Besucher eine für ihn eindeutige Beschreibung seines Platzes geben. Die häufigste Verwendung findet ein Freitext als Eingangsbezeichnung bei Saalplänen oder als Parkplatzbezeichnung bei Stadien.

Fremdmandanten

Aus der Sicht eines Mandanten werden alle anderen Mandanten im System als Fremdmandanten bezeichnet.

Gebühr

Gebühren werden nach Karten-, Positions- u. auftragsbezogenen Gebühren unterschieden. Als Berechnungsgrudlage dienen frei definierbare Formeln. Es kann zwischen automatischer und manueller Berechnung unterschieden werden. Desweiteren kann ein Überschreiben der errechneten Werte zugelassen oder gesperrt werden.

Gebührenart

Den Gebühren werden Gebührenarten zugewiesen, damit alle Gebühren einer Art auf dem gleichen Konto verbucht werden können. So werden z.B. die Gebühren für Inlandsschecks u. Auslandsscheck beide der Gebührenart Schecks zugewiesen.

Gebührengruppe

Gebühren werden in Gebührengruppen zusammengefaßt und diese dann einer Vorstellung oder Aboserie zugwiesen. So lassen sich mit geringem Pflegeaufwand aus den vorhandenen Gebühren die für bestimmte Veranstaltungen/Vorstellungen benötigten Kombinationen erstellen.

Gutschein

Ein Gutschein ist eine geldwerte Leistung. Innerhalb des ORESTES-Systems wird unterschieden zwischen Systemgutscheinen und manuellen Gutscheinen.< br />

Manuelle Gutscheine sind Zahlungsmittel, die manuell ausgegeben und abgerechnet werden.

Systemgutscheine sind Zahlungsmittel, die vom ORESTES-System verwaltet werden.

Systemgutscheine werden in Gutscheinserien verwaltet und können vom eigenen Mandanten verkauft werden. Der Gutschein selbst ist innerhalb des ORESTES-Systems ein gültiges Zahlungsmittel, das aber nur beim ausgebenden Mandanten eingelöst werden kann.

Systemgutscheine werden in Gutscheinserien verwaltet und können vom eigenen Mandanten verkauft werden. Der Gutschein selbst ist innerhalb des ORESTES-Systems ein gültiges Zahlungsmittel, das aber nur beim ausgebenden Mandanten eingelöst werden kann.

Systemgutscheine können gegen echte Leistungen, wie z.B. Eintrittskarten getauscht werden.

Gutscheinserie

Systemgutscheine werden in Gutscheinserien verwaltet und können von einem Mandanten verkauft werden.< br/> Gutscheine die verkauft werden, haben i.d.R. eine bestimmte Gültigkeit, innerhalb derer sie wieder eingelöst werden können. Um die Möglichkeit zu haben, zu einem Zeitpunkt eine Abrechnung vornehmen zu können (Gegenüberstellung Einnahmen und Ausgaben), werden die Gutscheine in Gutscheinserien organisiert.

Info

Zu Mandanten, Veranstaltern, Veranstaltungen, Vorstellungen und Aboserien können Informationen erfaßt werden. Im Gegensatz zu den Notizen dienen Infos als Mitteilungen für alle Benutzer im Reservierungssystem. Hier sollten also stets die aktuellen Informationen stehen. Die Informationen sind entsprechend der oben aufgeführten Reihenfolge hierarchisch geordnet. Das bedeutet, wenn ein Benutzer Informationen zu einer Vorstellung abruft und es existieren zu dieser Vorstellung keine speziellen Informationen dann bekommt er automatisch -mit einem entsprechenden Hinweis in der Titelzeile- die Informationen zu der angewählten Veranstaltung angezeigt.< br/> Eine Info kann beliebigen Text enthalten und ist derzeit auf eine maximale Länge von 10.000 Zeichen beschränkt.

Journaldatum

Jedesmal, wenn ein Zahlungsmittelfluß stattfindet, wird ein Journalsatz in die Datenbank geschrieben. Das Journaldatum ist das Datum, an dem die Zahlung stattfindet.

Journalzähler

Jedesmal, wenn ein Zahlungsmittelfluß stattfindet, wird ein Journalsatz in die Datenbank geschrieben. Innerhalb eines Journaldatums werden die Journalsätze fortlaufend mit dem Journalzähler nummeriert.

Journalzähler

Jedesmal, wenn ein Zahlungsmittelfluß stattfindet, wird ein Journalsatz in die Datenbank geschrieben. Innerhalb eines Journaldatums werden die Journalsätze fortlaufend mit dem Journalzähler nummeriert.

Kommunikationsarten

Bei Adressen können ausser der Telefonnummer, Handy, E-Mail Adresse und Steuernummer noch weitere Kommunikationsarten erfaßt werden.
Das können z.B. weitere Kommunikationsarten wie Telefonnummern aber auch Fax- o. Internet URL etc. sein.

Kreditlimit

Das Kreditlimit gibt an, bis zu welcher Höhe ein Debitor Buchungen auf die Verkaufsarten 'interner Kredit' und 'Lieferschein' vornehmen kann, ohne den Auftrag sofort zu bezahlen.

Bei jeder Buchung wird das Kreditlimit mit der Kreditsumme verglichen und evtl. eine Buchung abgelehnt.
Für die Berechnung der Kreditsumme werden alle nicht bezahlten bzw. vollstornierten Aufträge mit den Zahlarten Interner Kredit und Lieferschein berücksichtigt.

Debitorenart

Debitoren können einer Debitorenart zugeordnet werden. Die Debitorenart kann eine Zahl zwischen 0 und 32767 sein.
Die Debitorenarten können innerhalb der o.a. Grenzen beliebig organisiert werden.

Kurzname

Die Kurzbezeichnung ist der Schlüsselbegriff für eine Veranstaltung und mit diesem Namen erscheint sie auch später in den Übersichten.

Landeskennung

Als Landeskennung dient das internationale Autokennzeichen des jeweiligen Landes.< br /> Eine Aufstellung einiger Länder in Europa:

Langname

Falls der Kurzname für den vollständigen Veranstaltungsnamen nicht ausreichen sollte, so kann ein maximal 128 Zeichen langer Text erfaßt werden, der dann auf die Karten gedruckt wird.
Der Langname kann über ein Trennzeichen in Zeilen für den Kartendruck geteilt werden.

Leistung

Eine Leistung im ORESTES®- System kann sein:

- Karten einer Vorstellung,

- Karten einer Aboserie,

- Gutschein einer Gutscheinserie,

- Artikel aus den Artikelstamm

Leistungen können in einem Auftrag gebucht werden.
In einem Auftrag können auch mehrere Leistungen zusammen gebucht werden (Multiauftrag).

Lieferadresse

Die Lieferadresse wird immer dann benötigt, wenn die Karten an eine andere als die Auftragsadresse (bei Debitoren die Rechnungsadresse) geschickt werden sollen.

Lizenz

Der Betreiber eines ORESTES®- Systems kann von anderen Mandanten, die auf seinem System arbeiten, eine Lizenzgegühr verlangen. Als Berechnungsgrundlage der Lizenz dienen frei definierbare Formeln.

Logon-Name

Als Logon-Namen bezeichnet man den Namen, mit dem sich ein Benutzer anmeldet. Im Allgemeinen wird lediglich der Nachname des Benutzers als Logon-Name benutzt. Er kann aber um den nachgestellten Vornamen erweitert werden, um bei gleichen Nachnamen eindeutig zu bleiben.

Mahnintervall

Der Mahnintervall gibt an, wieviel Tage nach Ablauf der jeweils vorhergehenden Fälligkeit frühestens eine Mahnung geschrieben werden soll.

Mainmandant

Der Mandant des Systembetreibers wird auch als Mainmandant bezeichnet.
Der Mainmandant ist für die Organisation des Gesamtsystems verantwortlich und hat daher in einigen Bereichen der Pflege besondere Rechte.

- Neue Mandanten anlegen
- Mehrwertsteuerstätze pflegen
- Protokolldateien einsehen und archivieren

Mandant

Als Mandanten bezeichnet man eine wirtschaftlich selbstständige, abrechnende Einheit.
Es muß also von Fall zu Fall entschieden werden, ob zum Beispiel ein Veranstalter einem bestehenden Mandanten zugeordnet werden kann oder ob er innerhalb des Systems als selbständiger Mandant auftritt.
Vorverkaufsstellen in Form von Theaterkassen und auch Betreiber von Spielstätten sind in der Regel eigene Mandanten.
Das ELEKTRA ORESTES® - System ist uneingeschränkt multimandantenfähig.

Mehrwertsteuer

Alle im ORESTES®- System verwendeten Preise sind zur Zeit immer inklusive Mehrwertsteuer.
Nur für in der Verlagspflegefunktion wird die Mehrwertsteuer exklusive angegeben.

Multiauftrag

Werden mehrere Leistungen in einem Auftrag zusammen gebucht, so handelt es sich um einen Multiauftrag.
Beispiel: Es werden mehrere Eintrittskarten und eine CD (Artikel) zusammen gebucht.

Nettopreis

Der Netto-Kartenpreis ohne Vorverkaufsgebühren. Sollen weitere Gebühren (z.B. Verkehrsverbund) im Preis enthalten sein, so empfiehlt es sich, solche Gebühren von vornherein in der Kalkulation des Nettopreises zu berücksichtigen, da Gebühren grundsätzlich als Aufschläge betrachtet werden.

Netzwerk

Als Netzwerk bezeichnet man eine wie auch immer geartete Zusammenschaltung mehrer Computer, um untereinander Daten auszutauschen oder gemeinsam auf Endgeräte wie z.B. Drucker zuzugreifen.
Immer dann, wenn mehrere Anwender an selbstständigen Einheiten (z.B. PCs) gleichzeitig auf einen gemeinsamen Datenbestand zugeifen müssen, ist es notwendig, ein Netzwerk zu installieren.

Notiz

Zu allen Punkten, bei denen es sinnvoll ist, können Notizen erfaßt werden. Notizen dienen dazu, anderen Benutzern im Pflege- und Reservierungsystem Bearbeitungshinweise zu dem jeweiligen Datensatz (Auftrags) zu geben.
Eine Notiz kann beliebigen Text enthalten und ist derzeit auf eine maximale Länge von 10.000 Zeichen beschränkt.

Kreditsumme

Der beim Debitoren in dem Feld 'Kreditsumme' angezeigte Wert ist die Summe aller nicht bezahlten bzw. vollstornierten Aufträge diese Debitoren, die auf die Verkaufsart 'interner Kredit' oder 'Lieferschein' gebucht wurden.
Bei jeder Buchung mit einer der o.a. Verkaufsarten wird das Kreditlimit mit der Kreditsumme verglichen und evtl. eine Buchung abgelehnt.
Wird ein Auftrag, der auf eine der oben genannten Zahlarten gebucht wurde, bezahlt, so wird der Wert der Kreditsumme entsprechend verringert.